Tu as fait la séance, tu as envoyé la facture, et depuis, plus rien. Trois semaines passent. Tu n'oses pas relancer, parce que tu ne sais plus très bien qui a payé, parce que tu n'as pas envie de passer pour un comptable, et parce qu'écrire ce message te prend dix minutes que tu n'as pas.
Résultat : beaucoup de thérapeutes finissent par abandonner des factures. Pas par générosité, par fatigue administrative.
DiagNotes règle les deux problèmes d'un coup : savoir qui n'a pas payé, et relancer sans rédiger. Voici comment.
🎬 La vidéo pas à pas
Si tu préfères voir la fonctionnalité en action, la vidéo ci-dessous déroule tout le parcours.
Les rappels de paiement dans DiagNotes
🔎 Repérer les factures qui restent ouvertes
Avant de relancer, il faut voir. Deux endroits te le disent maintenant d'un coup d'œil.
Dans la liste des séances. Chaque ligne affiche le montant et une pastille de couleur :
- une pastille verte : « payée le 21 août, TWINT », avec la date et le moyen de paiement ;
- une pastille orange : « à encaisser », la facture est partie mais l'argent n'est pas arrivé ;
- une pastille grise : « à facturer », avec le montant estimé du type de séance.
Tu n'as plus besoin d'ouvrir les factures une par une pour faire le point. Tu déroules ta liste, et tu vois immédiatement où ça coince.
Sur la fiche patient. Dans le bloc Suivi, un compteur rouge indique le nombre de factures encore ouvertes pour cette personne. Un clic dessus ouvre directement la liste de ses séances impayées.
📍 Exemple concret : tu ouvres la fiche de Madame Dupont avant sa séance, tu vois « 2 factures ouvertes ». Tu sais que le sujet devra être abordé, calmement, avant de commencer.
🔔 Envoyer un premier rappel
Sur une facture QR impayée, un bouton en forme de cloche apparaît, à la fois dans la liste des séances et sur la fiche patient.
Un clic, et DiagNotes ouvre un message déjà rédigé : la salutation adaptée au patient, la date de la séance, le montant dû. Tu relis, tu ajustes si tu veux, tu envoies.
C'est là que se joue le vrai gain de temps. Ce n'est pas l'envoi qui coûte, c'est la rédaction : trouver le ton juste, ni sec ni gêné, redire la date, retrouver le montant. Tout est déjà là.
📈 Les trois niveaux : rappel, deuxième rappel, sommation
Les relances s'enchaînent en trois temps, et DiagNotes garde le fil à ta place.
- Premier rappel. Le message le plus doux. On rappelle la facture, on suppose l'oubli.
- Deuxième rappel. Le ton se fait plus ferme, la facture est mentionnée comme échue.
- Sommation. Le dernier niveau avant une éventuelle procédure.
Après un envoi, le bouton change et affiche « Rappel 1 envoyé le … ». Tu vois donc, sans réfléchir, où tu en es avec chaque patient, même trois mois plus tard.
📍 Exemple concret : tu relances tous tes impayés le premier lundi du mois. Ceux qui portent « Rappel 1 envoyé le 12.09 » depuis plus de trois semaines passent au deuxième niveau. Dix minutes, et ta comptabilité est à jour.
💰 Ajouter des frais de rappel
À chaque niveau, tu peux ajouter des frais de rappel. Ils ne sont pas seulement écrits dans le message : ils sont intégrés à la facture.
Concrètement, le montant des frais s'ajoute automatiquement au montant du QR-code, et un bandeau RAPPEL apparaît sur le bulletin de versement. Ton patient scanne le QR, et le bon montant s'affiche dans son application bancaire, frais compris. Aucune manipulation de ta part, aucun risque d'écart entre ce que tu réclames et ce qu'il paie.
↩️ Retirer un rappel posé par erreur
Une distinction importante, parce qu'elle évite les mauvaises surprises.
Un message envoyé ne se rattrape pas. Comme pour n'importe quel e-mail, une fois le rappel parti chez le patient, il est parti. DiagNotes ne peut pas le reprendre.
En revanche, le rappel se retire de la facture. Si tu as relancé quelqu'un qui avait déjà payé, ou si tu t'es trompé de patient, tu retires le rappel : les frais disparaissent, le bandeau RAPPEL aussi, et le QR-code retrouve son montant d'origine. La facture redevient une facture normale.
C'est ce qui compte en pratique : le patient ne se retrouve pas avec un bulletin de versement gonflé de frais injustifiés.
💡 Bonnes pratiques
- Fixe-toi un rendez-vous mensuel. Dix minutes une fois par mois valent mieux qu'une relance émotionnelle six mois plus tard.
- Relance tôt. Un rappel envoyé trois semaines après la facture passe pour de l'organisation. Envoyé six mois après, il passe pour un conflit.
- Ne saute pas les niveaux. Le premier rappel suffit dans la grande majorité des cas. La sommation ne doit arriver qu'après deux tentatives restées sans réponse.
- Vérifie la pastille avant de relancer. Une facture « à facturer » n'est pas une facture impayée : elle n'a simplement pas encore été émise.
- Garde les frais pour la suite. Appliquer des frais dès le premier rappel crispe la relation pour une somme souvent symbolique.
📚 Pour aller plus loin
- la QR-facture suisse dans DiagNotes
- la facturation 590, pourquoi c'est un casse-tête
- les erreurs qui rendent une facture 590 non conforme
🤝 Besoin d'un coup de main ?
Si tu hésites sur le ton à adopter, sur le moment de passer à la sommation, ou sur les frais à appliquer dans ta situation, écris-nous. On regarde ton cas avec toi. Beaucoup de thérapeutes découvrent qu'ils relançaient trop tard, et pas trop fort.
Questions fréquentes
Le rappel part-il automatiquement sans que je le valide ? Non. DiagNotes prépare le message, mais c'est toi qui l'envoies. Rien ne part dans le dos du thérapeute.
Les frais de rappel sont-ils vraiment ajoutés au QR-code ? Oui. Le montant du bulletin de versement est recalculé avec les frais, et un bandeau RAPPEL apparaît sur la facture. Ton patient paie donc directement le bon montant.
Puis-je modifier le texte du message avant de l'envoyer ? Oui. Le message est un point de départ, pas un texte figé. Tu peux l'ajuster à ta relation avec le patient.
Puis-je annuler un rappel déjà envoyé ? Tu ne peux pas rattraper le message, comme n'importe quel e-mail. Mais tu peux retirer le rappel de la facture : les frais et le bandeau RAPPEL disparaissent, et le montant du QR-code revient à sa valeur d'origine.
Que se passe-t-il si le patient paie entre deux rappels ? Il te suffit d'enregistrer le paiement : la pastille passe au vert, la facture sort des impayés, et le compteur de la fiche patient se met à jour.
Est-ce que je peux relancer une facture qui n'est pas une QR-facture ? Les rappels s'appuient sur la QR-facture suisse, qui permet de recalculer le montant proprement. Si tu ne l'utilises pas encore, commence par là : c'est aussi ce qui te fera gagner le plus de temps à l'encaissement.
