Informations légales
Transparence et conformité au cœur de DiagNotes
Conditions Générales d'Utilisation (CGU) et Conditions Générales de Vente (CGV)
DiagNotes – Sirius SA
Version : 2025
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) et Conditions Générales de Vente (CGV) régissent l'accès et l'utilisation des services DiagNotes, proposés par :
Sirius SA
Avenue de Montchoisi 15, 1006 Lausanne, Suisse
Email : contact@diagnotes.ch
DiagNotes est un logiciel SaaS destiné aux thérapeutes professionnels reconnus (RCC, GLN), permettant notamment :
- la gestion du dossier patient,
- la prise de notes enrichie,
- l'analyse IA des séances,
- l'anamnèse personnalisable,
- la gestion de l'agenda et des rendez-vous en ligne,
- la facturation selon le Tarif 590,
- la visibilité en ligne du cabinet,
- les conférences, rendez-vous physiques et l'accompagnement de thérapeutes.
Toute utilisation du service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV.
2. Accès au service et création de compte
2.1. Conditions d'accès
Le service est exclusivement réservé aux thérapeutes adultes professionnels reconnus disposant d'un numéro RCC ou GLN valide.
2.2. Création d'un compte
Pour utiliser DiagNotes, l'utilisateur doit créer un compte et fournir les informations suivantes :
- Nom, prénom
- Adresse postale
- Date de naissance
- Numéro RCC
- Numéro GLN
- Mot de passe (haché, jamais en clair)
- Préférences utilisateur
2.3. Exactitude des informations
L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les maintenir à jour.
2.4. Sécurité du compte
Le mot de passe doit rester strictement confidentiel. Tout accès ou action effectuée depuis le compte est réputé être de la responsabilité de l'utilisateur.
3. Utilisation du service
3.1. Licence d'utilisation
Sirius SA accorde à l'utilisateur une licence limitée, non exclusive et non transférable lui permettant d'utiliser DiagNotes dans le cadre de son activité professionnelle.
3.2. Obligations de l'utilisateur
L'utilisateur s'engage à :
- utiliser le service conformément à la loi,
- ne pas saisir de données illégales, diffamatoires ou contraires à l'éthique professionnelle,
- protéger l'accès à son compte,
- ne pas tenter de contourner ou modifier les fonctionnalités du service,
- ne pas utiliser DiagNotes à des fins frauduleuses ou en violation du secret professionnel.
3.3. Rôle du thérapeute
Le thérapeute est pleinement responsable :
- des données patient qu'il saisit,
- de la conformité de sa pratique professionnelle,
- du respect des législations applicables (secret professionnel, stockage des données, etc.),
- des informations figurant dans ses prises de notes, dossiers et traitements.
3.4. Limites de responsabilité de DiagNotes
Sirius SA n'est pas responsable du contenu saisi par les utilisateurs, ni des conséquences des décisions thérapeutiques ou professionnelles prises par les utilisateurs.
Sirius SA fournit un outil numérique d'aide et n'intervient jamais dans la relation thérapeutique.
4. Disponibilité et évolution du service
DiagNotes est accessible 24h/24 et 7j/7, sauf interruptions pour maintenance ou cas de force majeure.
Sirius SA se réserve le droit de :
- modifier ou faire évoluer le service,
- ajouter, supprimer ou améliorer des fonctionnalités,
- réaliser des opérations de maintenance.
Dans la mesure du possible, les utilisateurs seront informés en amont.
5. Abonnements, paiements et facturation
5.1. Abonnements
L'accès à DiagNotes nécessite un abonnement mensuel, selon les tarifs affichés sur le site au moment de la souscription. Les tarifs peuvent être modifiés à tout moment, avec un préavis communiqué aux utilisateurs.
5.2. Renouvellement tacite
L'abonnement est reconduit automatiquement tous les mois.
5.3. Paiement
Le paiement est effectué via Stripe ou tout autre moyen proposé par Stripe (carte bancaire, Apple Pay, etc.).
5.4. Date d'échéance
Le cycle d'abonnement court de date à date : par exemple, une inscription le 15 décembre court jusqu'au 15 janvier.
5.5. Facturation
Une facture est envoyée automatiquement par email à chaque renouvellement.
5.6. Absence de prorata
Aucun prorata n'est appliqué en cas d'inscription en cours de mois.
5.7. Politique d'annulation
L'utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours.
5.8. Remboursements
Aucun remboursement n'est effectué pour les périodes commencées, y compris en cas de non-utilisation du service.
6. Données personnelles
Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de confidentialité, disponible sur le site.
L'utilisateur reconnaît que les données patient qu'il saisit relèvent de sa responsabilité de thérapeute professionnel.
7. Propriété intellectuelle
L'ensemble du contenu, des interfaces, des fonctionnalités, du code, des éléments visuels et techniques du service DiagNotes est la propriété exclusive de Sirius SA.
Toute reproduction, diffusion, modification ou exploitation non autorisée est strictement interdite.
8. Limitations de responsabilité
Sirius SA ne peut être tenue responsable :
- des erreurs commises par l'utilisateur dans la saisie de données,
- des décisions thérapeutiques ou professionnelles prises par l'utilisateur,
- des dommages résultant d'une mauvaise utilisation du service,
- des interruptions temporaires d'accès (maintenance, incidents techniques),
- des pertes de données causées par des fautes externes ou des défaillances hors de notre contrôle.
Sirius SA met en œuvre des mesures techniques de haute sécurité mais ne garantit pas l'absence absolue d'incidents liés à Internet ou aux tiers (hébergeur, prestataire de paiement, etc.).
9. Suspension ou résiliation du compte
Sirius SA se réserve le droit de suspendre ou résilier un compte en cas :
- de violation des CGU,
- d'utilisation frauduleuse du service,
- de contenu illégal ou contraire à l'éthique professionnelle,
- de non-paiement de l'abonnement.
L'utilisateur peut demander la suppression de son compte à tout moment.
10. Services complémentaires
DiagNotes propose également :
- des conférences en ligne,
- des ateliers et formations,
- des rendez-vous physiques d'accompagnement thérapeutes.
Ces services peuvent faire l'objet de conditions particulières.
11. Modification des CGU/CGV
Sirius SA peut modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. La version en vigueur est consultable sur le site. En cas de modifications majeures, une notification pourra être envoyée aux utilisateurs.
12. Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU/CGV sont régies par le droit suisse.
Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents du canton de Vaud, sous réserve des règles de droit impératif.
13. Contact
Pour toute question concernant nos CGU/CGV :
Sirius SA
Avenue de Montchoisi 15
1006 Lausanne – Suisse
Email : contact@diagnotes.ch
Politique de Confidentialité
DiagNotes – Sirius SA
Version : 2025
1. Introduction
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Sirius SA, exploitant les servicesDiagNotes accessibles via diagnotes.ai, diagnotes.ch, app.diagnotes.ai etapp.diagnotes.ch, collecte, utilise, stocke et protège vos données personnelles.
Elle est conforme :
- au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE),
- à la Loi fédérale sur la Protection des Données (LPD – Suisse),
- ainsi qu'aux principes de la directive ePrivacy.
En utilisant nos services, vous acceptez la présente Politique de confidentialité.
2. Responsable du traitement
Responsable du traitement :
Sirius SA
Avenue de Montchoisi 15
1006 Lausanne – Suisse
Email : contact@diagnotes.ch
Il n'existe pas de délégué à la protection des données (DPO) désigné formellement. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l'adresse ci-dessus.
3. Données personnelles collectées
Nous collectons uniquement les données nécessaires au fonctionnement du service DiagNotes, un logiciel SaaS destiné aux thérapeutes professionnels reconnus.
3.1. Données fournies volontairement
a) Formulaire de contact
Lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact, nous collectons :
- Nom
- Prénom
- Adresse e-mail
- Date de naissance
- Contenu du message
b) Création de compte / Inscription
Dans le cadre de la création d'un compte utilisateur thérapeute, nous collectons notamment :
- Nom
- Prénom
- Adresse postale
- Adresse e-mail
- Date de naissance
- Numéro RCC
- Numéro GLN
- Mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair)
- Préférences de l'utilisateur (langue, notifications, paramètres d'affichage, etc.)
c) Onboarding thérapeute
Lors de l'onboarding, nous pouvons vous demander de compléter ou confirmer les informations ci-dessus ainsi que certains éléments liés à votre activité professionnelle, toujours en lien avec l'utilisation du service.
3.2. Données techniques collectées automatiquement
Lors de votre utilisation de nos services, nous collectons automatiquement certaines données techniques, dont :
- Adresse IP
- Date et heure de connexion
- Identifiants techniques de session
- Logs serveurs (événements techniques, erreurs, accès)
- Données liées à l'usage des fonctionnalités (par exemple menus ou fonctions utilisés)
- Cookies et technologies similaires (voir Politique de cookies)
3.3. Données relatives aux patients
Le service DiagNotes est destiné aux thérapeutes, qui peuvent utiliser la plateforme pour gérer leurs dossiers et prises de notes. Les thérapeutes sont entièrement responsables du contenu des informations qu'ils saisissent pour leurs patients.
Sirius SA fournit une solution SaaS et agit en qualité de sous-traitant technique pour le compte des thérapeutes, considérés comme responsables du traitement de leurs données.
4. Finalités et bases légales des traitements
Nous traitons vos données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sur la base des fondements juridiques prévus par le RGPD et la LPD.
| Finalité | Détails | Base légale |
|---|---|---|
| Création et gestion du compte utilisateur | Permettre l'accès au service SaaS DiagNotes, gestion du profil, préférences. | Exécution du contrat |
| Paiement et facturation | Gestion des abonnements mensuels, factures, paiements via Stripe. | Obligation légale (comptabilité) et exécution du contrat |
| Gestion des rendez-vous | Fonctionnalités de prise de rendez-vous et synchronisation d'agenda. | Exécution du contrat |
| Envoi d'e-mails de service | Notifications techniques, informations importantes sur le service. | Intérêt légitime |
| Newsletter et communications marketing | Envoi d'informations sur les nouveautés, offres, contenus pédagogiques. | Consentement |
| Support client | Réponse aux demandes, assistance et suivi. | Intérêt légitime |
| Sécurité du service | Prévention des abus, détection des anomalies, protection du système. | Intérêt légitime |
| Statistiques et analytics | Analyse de l'audience et amélioration des fonctionnalités. | Consentement (cookies analytics) |
5. Durée de conservation des données
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour respecter des obligations légales.
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données du compte utilisateur | Pendant toute la durée d'activité du compte, puis jusqu'à 24 mois après sa suppression. |
| Données de facturation | 10 ans (obligations légales suisses en matière comptable et fiscale). |
| Données issues du formulaire de contact | Jusqu'à 12 mois après le dernier échange ou la résolution de la demande. |
| Données marketing (newsletter) | Jusqu'au retrait de votre consentement ou demande d'opposition. |
| Données techniques et logs | Jusqu'à 12 mois, sauf nécessité de conservation plus longue en cas de litige ou obligations légales. |
6. Partage des données et sous-traitants
Nous faisons appel à des prestataires de services sélectionnés, agissant en tant que sous-traitants au sens du RGPD et de la LPD, pour certaines fonctions techniques :
- Infomaniak (hébergement – Suisse)
- Stripe (paiement en ligne, prestataire situé hors Suisse/UE mais encadré par des garanties contractuelles adéquates)
- Google Analytics (GA4) (statistiques d'audience, soumis à consentement via cookies)
- Meta Pixel, Google Ads, LinkedIn Insight Tag (outils marketing, soumis à consentement)
Ces prestataires n'accèdent qu'aux données strictement nécessaires à la réalisation de leurs services, dans le cadre de contrats conformes au RGPD et à la LPD.
Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers.
7. Transferts de données hors Suisse et UE
Certains de nos prestataires (par exemple Stripe, Google, Meta, LinkedIn) peuvent traiter des données en dehors de la Suisse et de l'Union européenne.
Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place, notamment :
- Clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
- Mesures de sécurité complémentaires ;
- Limitation au strict nécessaire des données transmises.
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, notamment :
- Hébergement des données chez Infomaniak, en Suisse, avec un haut niveau de sécurité ;
- Chiffrement des communications (TLS/HTTPS) ;
- Stockage des mots de passe sous forme hachée ;
- Gestion stricte des droits d'accès ;
- Surveillance et journalisation des accès ;
- Procédures internes en cas d'incident de sécurité.
9. Vos droits (RGPD et LPD Suisse)
Conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie.
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans certains cas.
- Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
- Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement.
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé.
- Droit au retrait du consentement : pour la newsletter et les cookies non essentiels, à tout moment.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :contact@diagnotes.ch. Nous ferons notre possible pour répondre dans un délai de 30 jours.
10. Comptes utilisateurs et suppression
Vous pouvez demander la suppression de votre compte utilisateur à tout moment, soit directement via l'interface (si la fonctionnalité est disponible), soit en nous contactant.
La suppression du compte entraîne :
- La désactivation de votre accès au service ;
- La conservation des données de facturation pendant la durée légale (10 ans) ;
- La suppression ou l'anonymisation des autres données dans un délai maximal de 24 mois, sauf obligation légale contraire.
11. Rôle des thérapeutes et responsabilité sur les données patient
Les thérapeutes utilisateurs de DiagNotes sont responsables des données qu'ils collectent et saisissent concernant leurs patients. Ils agissent en tant que responsables du traitement au sens du RGPD/LPD, tandis que Sirius SA agit comme sous-traitant technique.
Les thérapeutes doivent s'assurer que l'utilisation de DiagNotes est conforme aux règles professionnelles et légales applicables à leur activité (secret professionnel, déontologie, etc.).
Sirius SA ne fournit pas de service médical ou thérapeutique au patient final et n'intervient pas dans la relation thérapeute–patient.
12. Cookies et technologies similaires
L'utilisation de cookies est détaillée dans une Politique de cookies distincte. En résumé, nous utilisons :
- Des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et du service ;
- Des cookies de mesure d'audience (Google Analytics GA4) ;
- Des cookies marketing (Meta Pixel, Google Ads, LinkedIn Insight Tag).
Un gestionnaire de consentement (CMP) sera mis en place afin de vous permettre de gérer vos préférences de cookies conformément aux exigences du RGPD et de la directive ePrivacy.
13. Modifications de la présente Politique
Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas d'évolution de nos services ou de la législation applicable.
La version à jour est toujours disponible sur nos sites. En cas de modification substantielle, nous pourrons vous en informer par e-mail ou via une notification dans l'application.
14. Contact
Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter :
Sirius SA
Avenue de Montchoisi 15
1006 Lausanne – Suisse
Email : contact@diagnotes.ch
Questions légales ?
Notre équipe juridique est à votre disposition pour toute question concernant nos politiques et votre conformité.